Zanim zostanie podjęta decyzja o prowadzeniu działalności gospodarczej, należy rozważyć możliwości związane z wyborem jej formy prawnej.

Wybór pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą, spółką cywilną oraz osobową spółką handlową (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna) czy spółką prawa handlowego (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjną), powinna poprzedzić analiza „szans i zagrożeń” jakie oferują nam te formy.

Na przykład z jednej strony koszty zawiązania jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki osobowej są niewielkie, lecz zobowiązania powstałe w czasie ich funkcjonowania, podatnicy odpowiadają całym swoim majątkiem.

Przy spółkach prawa handlowego koszty związane z ich powstaniem są dużo większe, ale odpowiedzialność za ewentualne zobowiązania, powstałe w czasie ich funkcjonowania jest ograniczona.

Decyzja wyboru formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej powinna należeć do osoby, która tę działalność będzie prowadziła.  

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Rejestracja następuje poprzez:

1. zalogowanie się do CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) i wypełnienie wniosku on-line oraz złożenie (podpisanie) go elektronicznie;

2. bez logowania się do CEIDG, przygotowanie wniosku on-line i podpisanie go w dowolnym urzędzie gminy/dzielnicy (uwaga: należy zapamiętać nr wniosku);

3. pobranie i złożenie wniosku papierowego w urzędzie gminy/dzielnicy;

4. przesłanie wniosku listem poleconym do wybranego urzędu gminy/dzielnicy.  Przy tej opcji podpis musi być notarialnie potwierdzony.

Wniosek o wpis do CEIDG stanowi także wniosek o nadanie numeru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego (rejestracja, nadanie NIP, wybór formy opodatkowania) oraz zgłoszenie płatnika składek do ZUS lub oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia w KRUS.

W celu złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT –formularz VAT-R (opłata skarbowa – 170 zł, termin – przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług) należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego.

Spółka cywilna

1.    Uzyskanie wpisu w CEIDG przez wspólników będących osobami fizycznymi;

2.    zawarcie umowy spółki cywilnej (na piśmie);

3.    zgłoszenie do GUS i uzyskanie numeru REGON spółki  poprzez wypełnienie wniosku

RG-1 (wniosek jest wolny od opłat);

4.    zgłoszenie do urzędu skarbowego:

- w celu nadania numeru NIP spółki poprzez wypełnienie wniosków na druku NIP-2 , NIP-D (wnioski są wolne od opłat);

- w celu złożenia deklaracji PCC-3, PCC-3A (termin – 14 dni),  oraz zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki (stawka podatku wynosi 0,5%, podstawę opodatkowania stanowi wartość wkładów wniesionych do majątku spółki);

- w celu złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT - formularza VAT-R (opłata skarbowa – 170 zł, termin – przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług);

- dokonanie zmiany wpisu w CEIDG przez wspólników będących osobami fizycznymi – uzupełnienie informacji o nadanych numerach NIP i REGON spółki - wniosek CEIDG-1 (wolny od opłat, termin – 7 dni).

Spółka jawna

1.    Zawarcie umowy spółki (jeżeli umowa spółki przewiduje wniesienie wkładu w postaci nieruchomości, należy ją wówczas zawrzeć w formie aktu notarialnego).

2.    Złożenie w KRS:

• KRS-W1 wraz z załącznikami  KRS-WB określający dane wspólników, KRS-WM klasyfikujący przedmiot działalności spółki i KRS-WK wskazujący wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki (w zależności od formy spółki, może pojawić się konieczność złożenia dodatkowych załączników);
• notarialnie poświadczonych podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki;
• listy wspólników wraz z ich adresami;
• dowodu uiszczenia opłaty sądowej zgodnie i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
• wniosku o wpis do rejestru REGON; 
• zgłoszenia płatnika składek do ZUS;
• zgłoszenia identyfikacyjne NIP;
• dwóch egzemplarzy umowy spółki (po jednym dla sądu rejestrowego i urzędu skarbowego);
• dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba spółki.

W celu złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT – formularz VAT-R (opłata skarbowa – 170 zł, termin – przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług) należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego.

Spółka partnerska

1.    Zawarcie umowy spółki

2.    Złożenie w KRS:

• formularzu KRS-W1 wraz z załącznikami KRS-WD (dotyczy danych partnerów spółki partnerskiej), KRS-WK (dotyczy organów podmiotu (zarząd) lub wspólników uprawnionych do reprezentacji), KRS-WM (dotyczy przedmiotu działalności spółki). W zależności od formy spółki, może pojawić się konieczność złożenia dodatkowych załączników;
• dwóch egzemplarzy umowy spółki (po jednym dla sądu rejestrowego i urzędu skarbowego);
• dokumentu o powołaniu członków zarządu;
  • wykaz partnerów wraz z ich adresami (adresami do doręczeń); 
  • notarialnie poświadczonych wzorów podpisów osób uprawnionych do reprezentacji spółki;
  • dokumentów potwierdzających uprawnienia każdego partnera do wykonywania wolnego zawodu;
  • dowodu wpłaty: opłaty sądowej za wpis spółki do KRS oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
  • wniosku o wpis do rejestru REGON;
  • zgłoszenia płatnika składek do ZUS; 
  • zgłoszenia identyfikacyjne NIP;
  • dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba spółki.

W celu złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT –formularz VAT-R (opłata skarbowa – 170 zł, termin – przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług) należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.)

1.    Zawarcie umowy spółki

2.    Złożenie w KRS:

• Wniosku KRS-W3, wraz z załącznikami: KRS-WE (dotyczy wspólników spółki), załącznik KRS-WM (dotyczy danych o przedmiocie działalności spółki) oraz KRS-WK – (dotyczy osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu). W zależności od formy spółki, może pojawić się konieczność złożenia dodatkowych załączników;
• dwóch egzemplarzy umowy spółki (po jednym dla sądu rejestrowego i urzędu skarbowego);
• wzorów podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki lub prokurenta;
• dokumentu o powołaniu członków zarządu spółki;
• listy członków zarządu;
• listy wspólników;
• oświadczenia zarządu o wniesieniu kapitału;
• dowodu wpłaty: opłaty sądowej za wpis spółki do KRS oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
• wniosku o wpis do rejestru REGON;
• zgłoszenia płatnika składek do ZUS; 
• zgłoszenia identyfikacyjne NIP;
• dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba spółki.

W celu złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT –formularz VAT-R (opłata skarbowa – 170 zł, termin – przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług) należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego.